Зарегистрировано в Правительстве Калининградской области 7 июля 2023 г. в„– ГР/608/2023
------------------------------------------------------------------

МИНИСТЕРСТВО ГРАДОСТРОИТЕЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ
КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ
от 6 июля 2023 г. в„– 305

Об утверждении инструкции по делопроизводству в Министерстве
градостроительной политики Калининградской области

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности в Министерстве градостроительной политики Калининградской области, в соответствии с пунктом 5 правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области, установленных постановлением Правительства Калининградской области от 16 февраля 2017 года в„– 61, приказом Росархива от 22 мая 2019 года в„– 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления"

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в Министерстве градостроительной политики Калининградской области.
2. Правовому отделу Министерства градостроительной политики Калининградской области (Левчук Ю.И.) довести до сотрудников настоящий приказ для использования в работе.
3. Данный нормативный правовой акт подлежит государственной регистрации.
4. Приказ вступает в силу со дня его опубликования.

И.о. министра
И.Ю. Жданова





Утверждена
Приказом Министерства
градостроительной политики
Калининградской области
от 6 июля 2023 г. в„– 305

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве градостроительной
политики Калининградской области

Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве градостроительной политики Калининградской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства градостроительной политики Калининградской области (далее - Министерство) документов, совершенствования делопроизводства.
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года в„– 2004-ст, постановлением Правительства Калининградской области от 16 февраля 2017 года в„– 61 "Об установлении правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области".
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Система электронного документооборота, применяемая в Министерстве, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
4. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией с использованием автоматизированной поисковой системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), иными распорядительными документами, регламентирующими работу электронного документооборота с использованием электронной подписи.
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами в Министерстве осуществляются отделом финансовой и административной работы и правовым отделом Министерства.
6. На работников отдела финансовой и административной работы возлагаются следующие обязанности:
- получение и учет поступившей корреспонденции, зарегистрированной в СЭДО, учет и регистрация в СЭДО поступивших в Министерство документов, а также учет и регистрация поступивших в Министерство документов, не подлежащих регистрации в СЭДО;
- подготовка проектов указаний по исполнению документа к входящим документам, передача документов на рассмотрение министру и после получения соответствующего указания по исполнению документа - исполнителю;
- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов и внесение информации в регистрационные карточки в СЭДО;
- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у ответственных сотрудников;
- проверка правильности оформления создаваемых документов в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству (наличие заголовка, виз, приложений, ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, фамилии и номера телефона исполнителя);
- передача документов в другие органы, на подпись руководству;
- контроль за прохождением документов в Министерстве;
- учет и регистрация писем, служебных и докладных записок, подготовленных и подписанных руководством, проверка правильности их оформления;
- контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
- разработка, согласование и ведение номенклатуры дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел (ежегодно);
- формирование, оформление, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся в Министерстве;
- подготовка и своевременная передача на архивное хранение завершенных делопроизводством дел постоянного и долговременного хранения, составление описи дел;
- справочно-информационная работа по прохождению и ходу исполнения документов;
- организация ознакомления сотрудников с организационно-распорядительными документами и информационными материалами, поступившими в Министерство;
- подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи и электронной почты, установленными в Министерстве;
- копирование документов по указанию руководства.
7. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях Министерства (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляют работники, определяемые руководителями соответствующих структурных подразделений (далее - работники, ответственные за делопроизводство).
8. Работники Министерства (далее - работники) несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.
9. Об утрате документа работник обязан в течение 3 (трех) часов сообщить непосредственному руководителю письменно.
10. Содержание документов не подлежит разглашению. Передача работником документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения министра.
11. При временном уходе в отпуск, на время болезни, выезда в командировку или в случае увольнения и перемещения работник обязан передать все находящиеся у него документы другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей, что предусмотрено положением должностного регламента или должностной инструкции работника.
12. Рассматриваемые и подготавливаемые в Министерстве проекты документов, а также принятые по ним решения до их официального опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц.
13. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами (инструкциями, положениями, правилами).
14. Взаимодействие со средствами массовой информации (далее - СМИ), подготовку ответов на запросы СМИ осуществляют: министр, заместители министра либо другие уполномоченные лица в пределах их компетенции.
Ответы на запросы СМИ предоставляются в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 1991 года в„– 2124-1 "О средствах массовой информации" и Федеральным законом от 9 февраля 2009 года в„– 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

Раздел II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Глава 1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

15. Документы в Министерстве создаются на бумажном носителе, а также в виде электронных документов (документов, созданных в цифровой форме и имеющих статус подлинника документа) и электронных копий документов, полученных в результате оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе, с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил оформления документов.
16. Допускается создание документов на бумажном носителе на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должна быть равна (зеркальные поля).
Двустороннее создание документов не применяется при подготовке проектов правовых актов, протоколов, поручений, приказов.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без дополнительных знаков (тире, дефис, точка) или слов (стр., с.) шрифтом размером 12 пунктов (далее - пт), посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа (при книжной ориентации), посередине нижнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от нижнего края листа (при альбомной ориентации). Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.
При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и др.) допускается оформление титульного листа.
На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.
При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
17. При подготовке документов применяются текстовые редакторы с использованием шрифтовых гарнитур с "засечками" типа Times New Roman, размер шрифта 14 пт, при необходимости допускается оформление документов шрифтом размера 13 пт, 13,5 пт.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров, но не менее размера 10 пт.
Оформление отдельных реквизитов документа возможно иными размерами шрифта, если это предусмотрено настоящей Инструкцией.
Текст документов печатается через 1-1,5 межстрочного интервала на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через 2 интервала печатаются тексты документов для издания с уменьшением масштаба.