Зарегистрировано в Правительстве Калининградской области 14 июня 2023 г. в„– ГР/521/2023
------------------------------------------------------------------

МИНИСТЕРСТВО РЕГИОНАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ (НАДЗОРА)
КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ
от 13 июня 2023 г. в„– 53

Об утверждении инструкции по делопроизводству в Министерстве
регионального контроля (надзора) Калининградской области

В соответствии с пунктом 5 правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области, установленных постановлением Правительства Калининградской области от 16 февраля 2017 года в„– 61, положением о Министерстве регионального контроля (надзора) Калининградской области, утвержденным постановлением Правительства Калининградской области от 19 октября 2016 года в„– 484,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в Министерстве регионального контроля (надзора) Калининградской области.
2. Приказ подлежит государственной регистрации в Правительстве Калининградской области и вступает в силу после дня его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Министр
Е.Б. Серая





Утверждена
Приказом Министерства
регионального контроля (надзора)
Калининградской области
от 13 июня 2023 г. в„– 53

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве регионального контроля
(надзора) Калининградской области

Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве регионального контроля (надзора) Калининградской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства регионального контроля (надзора) Калининградской области (далее - Министерство) документов, совершенствования делопроизводства.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года в„– 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), постановлениями Правительства Калининградской области от 16 февраля 2017 года в„– 61 "Об установлении правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области" (далее - Правила делопроизводства), от 10 апреля 2017 года в„– 180 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.4. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Калининградской области, утвержденным постановлением Правительства Калининградской области от 24 июня 2011 года в„– 450 (далее - Регламент Правительства), инструкцией по делопроизводству в Правительстве Калининградской области, утвержденной постановлением Правительства Калининградской области от 10 апреля 2017 года в„– 180 (далее - Инструкция по делопроизводству в Правительстве), настоящей Инструкцией с использованием автоматизированной поисковой системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), иными распорядительными документами, регламентирующими работу электронного документооборота с использованием электронной подписи.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляются министром регионального контроля (надзора) Калининградской области (далее - министр).
1.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях Министерства, подведомственном учреждении Министерства - государственном казенном учреждении Калининградской области "Экспертно-технический центр" (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
Непосредственное ведение делопроизводства в Министерстве осуществляют работники, ответственные за ведение делопроизводства в соответствии с должностными обязанностями (далее - работники, ответственные за делопроизводство).
1.7. Работники Министерства (далее - работники) несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.
1.8. Об утрате документа работник обязан немедленно сообщить непосредственному руководителю.
1.9. Содержание документов не подлежит разглашению. Передача работником документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя или лица, исполняющего его обязанности.
1.10. При уходе в отпуск, на время болезни, убытии в командировку или в случае увольнения работник обязан передать все находящиеся у него документы другому работнику Министерства, на которого возложено исполнение обязанностей.
1.11. Рассматриваемые и подготавливаемые в Министерстве проекты документов, а также принятые по ним решения до их официального опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц.
1.12. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве осуществляется в соответствии с инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Калининградской области, утвержденной постановлением Правительства Калининградской области от 24 января 2022 в„– 26 (далее - Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения).
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.13. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Раздел II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Глава 1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. Документы в Министерстве создаются на бумажном носителе, а также в виде электронных документов (документов, созданных в цифровой форме и имеющих статус подлинника документа) и электронных копий документов, полученных в результате оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе, с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил оформления документов.
2.2. Допускается создание документов на бумажном носителе на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны (зеркальные поля).
Двустороннее создание документов не применяется при подготовке проектов правовых актов, протоколов, поручений, деловых (служебных) писем, докладных (служебных) записок, ответов на обращения граждан, а также других документов, подлежащих дальнейшему направлению в вышестоящие органы, сторонние организации.
2.3. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без дополнительных знаков (тире, дефис, точка) или слов (стр., с.) шрифтом размером 12 пунктов (далее - пт) посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа (при книжной ориентации), посередине нижнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от нижнего края листа (при альбомной ориентации). Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.
При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и др.) допускается оформление титульного листа.
На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.
При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
2.4. При подготовке документов применяются текстовые редакторы с использованием шрифтовых гарнитур с "засечками" типа Times New Roman, размер шрифта 14 пт, при необходимости допускается оформление документов шрифтом размеров 13 пт, 13,5 пт.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров, но не менее размера 10 пт.
Оформление отдельных реквизитов документа возможно иными размерами шрифта, если это предусмотрено настоящей Инструкцией.
Текст документов печатается через 1-1,5 межстрочного интервала на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.